4,9/5 sterren van 145+ reviews op Google

De salarisadministratie is weer helemaal bij de tijd voor Spark Holland

De salarisadministratie is weer helemaal bij de tijd voor Spark Holland

Spark Holland is een innovatief bedrijf uit Emmen, dat voornamelijk instrumenten ontwikkelt en produceert voor het transporteren en prepareren van vloeibare monsters. Het digitale tijdperk is er op veel vlakken al lang omarmd, alleen was de salarisadministratie nog niet met de huidige tijd meegegaan. Daar is door de overstap naar Salariszaken verandering in gekomen. Arjan Alkema, Finance Director bij Spark, vertelt er meer over.

De uitdaging

“Een groot deel van onze salarisadministratie stond voor de overstap nog op papier. Ook was de HR-administratie nog op geen enkele manier gekoppeld. Dit zorgde naast foutgevoeligheid ook voor dubbel werk, zowel bij salarisverwerking als op HR.”, begint Arjan. “We hebben eerst geïnformeerd bij onze voormalige salarisverwerker, om te zien of we via hen ook konden digitaliseren en automatiseren. Helaas bleek dat niet mogelijk, dus zijn we verder gaan kijken.”

Uiteindelijk kwam Arjan via NMBRS bij ons uit. Arjan: “We hadden een prima gevoel bij NMBRS, alleen was er wat twijfel over de wat meer gespecialiseerde kennis op het gebied van salarisverwerking. Die ondersteuning zochten we wel, dus raadde NMBRS ons aan om contact met Salariszaken te zoeken. En toen kwam van het een al snel het ander. Het vertrouwen was gelijk goed, en ook de nuchterheid van Salariszaken spreekt ons aan.”

De oplossing

“In eerste instantie zijn we de salarisadministratie samen gaan doen. Inmiddels doen we het zelf, met Salariszaken als achtervang en kennisbank”, gaat Arjan verder. “We zijn bijna direct na het bespreken van onze wensen aan de slag gegaan met het overzetten van de salarisadministratie. Daarna hebben we in verschillende fasen de HR-administratie verder geautomatiseerd, dit proces loopt nog steeds.”

Bij het overzetten van de bestaande gegevens koos Spark ervoor om direct veel te automatiseren. Daardoor had de migratie wat extra voeten in aarde, maar alles is soepel verlopen. “Natuurlijk vond ik het van tevoren wel even spannend, maar dat bleek echt nergens voor nodig. De overstap viel ontzettend mee, en we hebben direct op allerlei vlakken verbeteringen doorgevoerd.”

De oplossing

“In eerste instantie zijn we de salarisadministratie samen gaan doen. Inmiddels doen we het zelf, met Salariszaken als achtervang en kennisbank”, gaat Arjan verder. “We zijn bijna direct na het bespreken van onze wensen aan de slag gegaan met het overzetten van de salarisadministratie. Daarna hebben we in verschillende fasen de HR-administratie verder geautomatiseerd, dit proces loopt nog steeds.”

Bij het overzetten van de bestaande gegevens koos Spark ervoor om direct veel te automatiseren. Daardoor had de migratie wat extra voeten in aarde, maar alles is soepel verlopen. “Natuurlijk vond ik het van tevoren wel even spannend, maar dat bleek echt nergens voor nodig. De overstap viel ontzettend mee, en we hebben direct op allerlei vlakken verbeteringen doorgevoerd.”

Het resultaat

En dat is terug te zien in de resultaten. “Ten eerste kost het verwerken van de salarissen nu een stuk minder tijd, waardoor het ook goedkoper is geworden. Maar wat ik minstens zo belangrijk vind, is dat het complete proces nu een stuk betrouwbaarder is. Er is veel minder handmatig werk, waardoor het minder foutgevoelig is. In de workflows die we toepassen, bijvoorbeeld het proces als iemand in dienst komt, krijgt iedere betrokkene zijn taken toegekend, waardoor er niets meer tussen wal en schip belandt.

Hierdoor is de kwaliteit van onze salarisadministratie echt stukken beter geworden. Tot slot weet ik dat onze medewerkers ook tevreden zijn met zaken als het digitaal ondertekenen en de app waarmee ze eenvoudig verlof kunnen aanvragen. De overstap naar Salariszaken kent eigenlijk alleen maar winnaars!”