Als een werknemer een eigen vervoersmiddel gebruikt voor zakelijke reizen en woon-werk verkeer, mag je als werkgever voor deze reizen met ingang van 2023 een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,21 cent per kilometer. Dit is een gerichte vrijstelling.
De onbelaste vergoeding was in 2022 € 0,19 cent. Door de hogere brandstof- en energieprijzen is deze onbelaste vergoeding verhoogd per 1 januari 2023 naar € 0,21 cent per kilometer en per 1 januari 2024 naar € 0,22 cent per kilometer. Bij reizen met het openbaar vervoer mogen de werkelijke gemaakte reiskosten onbelast worden vergoed.
De onbelaste vergoedingen zijn voor zakelijke reiskosten en reiskosten voor woon-werkverkeer. Ze gelden voor werknemers in loondienst en voor ondernemers voor de inkomstenbelasting (IB-ondernemers). Als een werkgever een hogere reiskostenvergoeding vergoedt, geldt het deel boven de € 0,21 cent (vanaf 1 januari 2024 € 0,22 cent) per kilometer als loon. Het bovenmatige gedeelte kan belast worden bij de werknemer of de werkgever kan dit aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling.
Vaste reiskostenvergoeding
Je mag de werknemer ook een vaste onbelaste vergoeding geven (gerichte vrijstelling) als de werknemer voor het werk naar een vaste plek reist. Met ‘vaste plek’ wordt bedoeld. De vaste plaats waar de werknemer de werkzaamheden verricht. De vaste reiskosten kunnen op twee manieren worden berekend. De meest gebruikelijke rekenmethode heeft de volgende uitgangspunten*:
- Een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,21 cent per kilometer.
- Je gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof.
- De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek.
*Dit zijn de uitgangspunten als de werknemer 5 dagen naar een vaste werkplek reist.
Alle berekeningen en voorwaarden over de reiskostenvergoeding kun je vinden in het handboek loonheffing.
