Digitalisering en automatisering speelt een steeds grotere rol in de wereld. Ook in die van salarisadministratie! En dat is alles behalve vervelend, want met moderne software voor de salarisadministratie ben je er als ondernemer minder tijd aan kwijt, en kun je je sneller weer richten op je core business.
Want laten we eerlijk zijn: de salarisadministratie is typisch zoiets waar je als mkb’er nu niet bepaald voor warmloopt. Tegelijkertijd begrijp je dat het moet gebeuren, dus zoek je naar manieren waarop het goed en snel afgehandeld wordt.
Steeds meer mkb’ers maken gebruik van moderne software in de cloud, Nmbrs is daar een bekend voorbeeld van. In deze blog delen we een aantal handige tips over deze software, zodat je minder tijd kwijt bent aan het afhandelen van de salarisadministratie en er zo min mogelijk gedoe van hebt. Jouw salarisadministratie hoeft niet langer een zorgenkindje te zijn, maar gewoon een simpele klus die je weinig tijd kost!
Tip 1: koppelingen met allerlei andere software Een van de meest vervelende dingen ter wereld, is het hersenloos overzetten van data uit het ene systeem naar het andere. Het is niet alleen vervelend werk, maar ook tijdrovend, foutgevoel en totaal onnodig. Als je met Nmbrs aan de slag gaat, kun je namelijk eenvoudige koppelingen aanmaken met bijvoorbeeld software voor boekhouden, urenregistratie en verzuimverzekeraars.
Tip 2: een grote stap naar papierloos werken Bij het aannemen van een nieuwe medewerker komt vaak een hoop papierwerk kijken. Kopietjes van paspoorten en loonheffingsformulieren zwerven rond, raken kwijt of worden veel te laat aangeleverd. Niet met Nmbrs! Via het zogenaamde ‘eerste werkdag-formulier’ kun je een nieuwe medewerker eenvoudig alle benodigde informatie digitaal laten aanleveren, zoals zijn persoonsgegevens, bankrekeningnummer en een foto van een identiteitsbewijs. Snel, makkelijk en zonder dat jij er omkijken naar hebt!
Tip 3: automatisch gevulde contracten Hebben we het over nieuw personeel, dan komen we op een andere tijdrovende klus: het opstellen van contracten. Met Nmbrs maak je per soort contract een template, die vervolgens automatisch gevuld kan worden vanuit je HR-software. Ook voor andere bedrijfsgerelateerde documenten maak je eenvoudig templates aan, zodat je je alleen nog maar hoeft te focussen op de uitzonderingen. Implementeer je ook de volgende tip, dan levert dit je bij elkaar een hoop tijd op!
Tip 4: kies voor digitaal ondertekenen Een contract of formulier uitprinten, laten ondertekenen en weer inscannen is niet meer van deze tijd, en bovendien niet meer nodig als je met Nmbrs werkt. De software bevat namelijk functionaliteit om digitale handtekeningen te gebruiken, waarmee een document net zo rechtsgeldig is als met een zogenaamde ‘natte’ handtekening. Dat scheelt een hoop tijd, papier, inkt en gedoe!
Tip 5: verlof regelen zonder gedoe De verlofmodule is een uitbreiding op het standaardpakket van Nmbrs. Met deze module zorg je dat alles rondom vakantieuren en verlofopbouw snel, makkelijk en bijna automatisch verloopt. Je medewerkers dienen digitaal hun aanvragen in, jij keurt makkelijk goed of af vanuit je e-mailprogramma en alle overzichten worden automatisch bijgewerkt.
Tip 6: logins voor je medewerkers We hebben het al een paar keer zijdelings genoemd, maar het feit dat je medewerkers zelf kunnen inloggen en van alles kunnen regelen, is ook een tip op zich! Ze kunnen altijd en overal inloggen, en bijvoorbeeld zelf loonstroken, verlofaanvragen en jaaroverzichten inzien. Omdat dit niet langer via jou loopt, scheelt het je een hoop tijd. Je medewerkers zullen er ook blij mee zijn, want ze zien direct en op hun eigen moment wat ze willen weten.
Tip 7: bouw een digitaal dossier Een papier dossier bijhouden? Dat is voltooid verleden tijd met de functie voor digitale dossiers in Nmbrs. Je kunt eenvoudig alle relevante documenten van werknemers uploaden, zoals arbeidsovereenkomsten, kopieën van ID’s of loonbelastingverklaringen. Ook geef je eenvoudig een geldigheidsduur mee, zodat je automatisch een herinnering krijgt als er een document dreigt te verlopen.
Een klant aan het woord Bakker Hilvers is de oudste bakkerij in Arnhem, ze bestaan al meer dan 250 jaar. Met zo’n 140 medewerkers kun je natuurlijk niet zonder moderne personeels- en salarisadministratie. Mieke Hilvers en Denise Reinders vertellen over hun ervaring met Salariszaken.
“We groeien flink en hadden behoefte aan een moderne manier van salarisadministratie. We kwamen via Salariszaken op het spoor van Nmbrs, en doen nu samen met Salariszaken de salarisadministratie. Dat werkt voor ons perfect! Aan de ene kant kunnen we veel zelf doen en regelen, maar tegelijkertijd hebben we in de vorm van Salariszaken ook altijd een vinger aan de pols. En als we vragen hebben, reageren ze altijd razendsnel en kunnen we snel weer verder. We zijn erg enthousiast over de overzichten die je eenvoudig zelf samenstelt en de sjablonen voor bijvoorbeeld contracten. En de koppeling met het planningssysteem ‘Werktijden.nl’ is ook erg handig! Lees hier het volledige klantverhaal.
Zullen we je voorrekenen wat jij kunt besparen? Salariszaken heeft sinds 2014 al erg veel mkb-ondernemingen ondersteund bij het overstappen en in gebruik nemen van Nmbrs. Onze tips zijn dan ook gebaseerd op onze uitgebreide kennis en ervaring. Implementeer je deze tips, dan hou je gegarandeerd meer tijd over voor zaken die er voor jou meer toe doen!
Sander Zijlstra – mede-eigenaar Salariszaken
“Welke klant ik ook spreek, iedereen ziet de toegevoegde waarde van moderne software voor salarisadministratie. Dankzij verregaande automatisering besparen ze tijd en geld, en dat kunnen ze gebruiken om hun bedrijf verder te laten groeien. Ik ben trots dat we daarin met Salariszaken zo’n mooie rol in kunnen spelen.”
Meer weten of vrijblijvend sparren? Neem gerust contact met ons op!
De Belastingdienst heeft een nieuwe uitgave van het ‘Handboek Loonheffingen 2022’ gepubliceerd. In deze editie van juli zijn de wijzigingen tot en met juni 2022 verwerkt. In het hoofdstuk ‘Versiebeheer’ lees je wat de Belastingdienst heeft aangepast.
Je kunt het Handboek Loonheffingen 2022 hier downloaden.
Never change a winning team, maar een nieuwe huisstijl kan nooit kwaad!
We mogen steeds meer bedrijven helpen met de overstap naar onze moderne en gebruikersvriendelijke software voor de salaris- en HR administratie, en daar zijn we natuurlijk erg blij mee. En hoewel we lekker groeien, kon onze huisstijl best eens een opfrisbeurt gebruiken!
Het werd iets meer dan dat: een compleet nieuwe huisstijl én een nieuwe pay-off: digitaal op voorsprong.
Met de nieuwe huisstijl en pay-off willen we laten zien dat onze persoonlijke en eigenwijze aanpak altijd tot het beste resultaat voor onze klanten zorgt. Samen zorgen we er met een digitale werkwijze voor dat jij voorsprong hebt op de rest!
De Belastingdienst is 16 juni 2022 gestart met het versturen van de beschikkingen Wet tegemoetkomingen loondomein (Wtl) 2021. Als de werkgever over 2021 recht heeft op 1 of meer tegemoetkomingen, dan ontvangt hij de beschikking vóór 1 augustus 2022.
In de beschikking staat het bedrag dat de werkgever zal ontvangen voor de loonkostenvoordelen, het lage-inkomensvoordeel (LIV) en het jeugd-LIV. Dit bedrag is gebaseerd op de definitieve berekening die als bijlage bij de beschikking zit. Binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking betaalt de Belastingdienst het bedrag uit.
Als je het niet eens bent met de beschikking, kun je bezwaar maken bij de Belastingdienst. In de beschikking vind je het adres en wanneer het bezwaar uiterlijk bij de Belastingdienst binnen moet zijn.
De uurloongrenzen voor het jeugd-LIV voor 2022 zijn bekendgemaakt. Hoewel de uurloongrenzen voor het LIV voor volwassenen al eind vorig jaar bekendgemaakt zijn, moesten werkgevers voor de grenzen voor het jeugd-LIV wachten tot bekend was hoeveel het wettelijk minimumloon per 1 juli 2022 bedraagt.
In de volgende tabel staan de resulterende uurlooncriteria voor het jeugd-LIV in 2022:
Leeftijd Ondergrens Bovensgrens
20 jaar € 8,67 € 10,73
19 jaar € 6,50 € 9,65
18 jaar € 5,42 € 7,24
Bakker Hilvers is het oudste bakkersbedrijf uit Arnhem, het bestaat al meer dan 250 jaar. En als je zo lang bestaat, doe je iets goed. Dat blijkt ook uit de groei van het aantal medewerkers: inmiddels zijn er meer dan 140 mensen werkzaam bij het bedrijf. En dan kun je natuurlijk niet zonder moderne software om de personeels- en salarisadministratie in goede banen te leiden. Mieke Hilvers en Denise Reinders vertellen over hun ervaring met Salariszaken.
De uitdaging
Totdat de voorganger van Denise en Mieke met pensioen ging, gebruikten ze bij Bakker Hilvers een offline pakket voor de salarisadministratie. Dat ging prima, maar er waren wel wat beperkingen en het werd tijd voor nieuwe software. Mieke: “Onze voorganger deed de dingen zoals hij ze altijd al deed. Daar was op zich niets mis mee, maar rondom zijn pensioen en met de onzekerheid rondom ons oude pakket, realiseerden we ons dat we best een heel groot bedrijf zijn. En daar hoort een modernere manier van salarisadministratie bij!”
Denise vult aan: “Sander nam contact met ons op om over Salariszaken te vertellen, en dat gaf ons een prima gevoel. Daarom zijn we overgestapt en sindsdien werken we prettig samen”.
Oplossing
Bakker Hilvers heeft ervoor gekozen om de salarisadministratie samen met ons te doen. Denise: “Het plan was om het eerst een jaar samen te doen en het daarna zelf te doen. Maar het bedrijf groeit zo hard, waardoor je te maken krijgt met allerlei onbekende zaken, dat we het voorlopig nog even samen willen blijven doen. Aan de ene kant is het prettig dat je iedere periode een inhoudelijke controle krijgt, maar ook het feit dat je zo snel door Salariszaken geholpen wordt, is heel fijn. Daar kunnen veel andere bedrijven echt nog iets van leren.”
“Je merkt ook dat er bij Salariszaken echt veel ervaring en kennis over de inhoud is”, vult Mieke aan. “Dat geeft je een vertrouwd gevoel. Soms is het echt eventjes zoeken, maar zodra je Salariszaken mailt, heb je razendsnel het juiste antwoord. We hebben allebei nog niet veel ervaring op dit gebied, maar we zijn dankzij de supergoede service nooit bang om domme vragen te stellen.”
“Je merkt ook dat er bij Salariszaken echt veel ervaring en kennis over de inhoud is”
Resultaat
Omdat Mieke en Denise niet betrokken waren bij het tijdperk voor het werk met Salariszaken, is het lastig om het resultaat uit te drukken in geld of tijd. “Maar wat we wel kunnen zeggen, is dat het werken met Salariszaken erg goed bevalt”, vertelt Mieke. “Ik ben vooral erg enthousiast over de uitgebreide overzichten die je eenvoudig zelf samenstelt, en maak ook heel veel gebruik van de documentsjablonen. Bijvoorbeeld voor contracten of getuigschriften als iemand uit dienst gaat. Daar moest ik eerst veel handmatig overnemen, en nu is dat met 1 druk op de knop geregeld. Net als bijvoorbeeld een overzicht van de medewerkers in onze winkels die meer dan 20 uur per week werken. Bovendien werken we dankzij Salariszaken nu ook met het planningssysteem ‘Werktijden’, dus ze hebben ons ook op andere vlakken dan de salarisadministratie nog verder geholpen!”
Denise sluit ten slotte af: “Eigenlijk ben ik alleen maar positief. Soms zit er wel iets lastigs in de software, maar daar helpen ze je dan snel bij. Bovendien geven ze het ook door aan NMBRS, zodat er bij een update misschien iets mee gedaan kan worden. We doen de salarisadministratie nu al een tijd samen, en wat mij betreft blijft dat nog zo!”
Wil je bij UWV een tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen? Vanaf 1 juli doe je dit gelukkig niet langer per post, maar online via het werkgeversportaal.
Om in te loggen op het werkgeversportaal heb je eHerkenning en de juiste machtiging nodig. Heb je nog geen eHerkenning? Dan kun je dit aanvragen bij een door de overheid erkende leverancier. Hiervoor heb je in ieder geval een Nederlands KVK-nummer nodig.
Heb je al eHerkenning? Regel dan alvast de juiste machtiging voor de dienst ‘Aanvragen tewerkstellingsvergunning’ bij jouw leverancier of beheerder van eHerkenning.
De brutobedragen van het wettelijk minimumloon en minimumjeugdloon stijgen per 1 juli 2022 met 1,8%. Dat heeft de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vastgesteld in een regeling die in de Staatscourant is gepubliceerd.
Bij een volledig dienstverband is het wettelijk brutominimumloon voor werknemers van 21 jaar en ouder, vanaf 1 juli 2022:
€ 1.756,20 per maand (nu € 1.725,00)
€ 405,30 per week (nu € 398,10)
€ 81,06 per dag (nu € 79,62)
Er bestaat geen uniform wettelijk minimumuurloon. Dat komt omdat het uurloon per sector/cao kan verschillen. Het uurloon is afhankelijk van de normale arbeidsduur per week. In de meeste cao’s is deze arbeidsduur voor een fulltime dienstverband vastgesteld op 36, 38 dan wel 40 uur per week.
Meer informatie vind je op deze pagina van de Rijksoverheid.
Je kunt het Handboek Ondernemen 2022 nu downloaden. Het handboek is voor iedereen die in Nederland een onderneming wil starten of al een onderneming heeft, en daarbij zelf zijn administratie doet.
In het handboek vind je informatie voor de startende en kleine ondernemer over belastingen, bijdragen en premies. Je krijgt antwoord op vragen die iedere ondernemer heeft, zoals:
Welke eisen stelt de Belastingdienst aan jouw administratie?
Hoe zit het met investeringen en met bedrijfsruimte?
Wat te doen als er personeel in dienst komt?
En vooral, welke gevolgen hebben deze kwesties voor de belastingen, bijdragen en premies?
Het handboek is vooral voor de eenmanszaak, maar bevat ook veel nuttige informatie voor ondernemingen met een andere rechtsvorm.
Als de voorlopige berekening Wet tegemoetkomingen loondomein (Wtl) 2021 niet juist is door onjuiste gegevens in de loonaangiften, dan kun je tot en met 1 mei 2022 correctieberichten insturen. De correcties die je indient na 1 mei 2022 neemt UWV niet mee in de definitieve berekening van het loonkostenvoordeel (LKV), lage-inkomensvoordeel (LIV) en jeugd-LIV.
De Belastingdienst verstuurt de definitieve berekening van de tegemoetkoming(en) uiterlijk 31 juli 2022 en betaalt de tegemoetkoming(en) binnen 6 weken.
Kloppen de gegevens in de aangiften loonheffingen wel, maar de voorlopige berekening niet? Of heb je geen voorlopige berekening gekregen, terwijl je deze wel verwachtte? Bel dan met UWV Telefoon Werkgevers: 0900 – 9295.
Meer informatie over Wtl vind je in hoofdstuk 28 Loonkostenvoordelen, lage-inkomensvoordeel (LIV) en jeugd-LIV in het Handboek Loonheffingen en op uwv.nl/wtl.
UWV houdt op maandag 11 april 2022 opnieuw een webinar over de Wet betaald ouderschapsverlof (Wbo). Tijdens dit webinar informeert UWV u over deze nieuwe wet en de laatste ontwikkelingen, zoals het voorstel met betrekking tot de verhoging van de uitkering naar 70% van het dagloon. Het webinar vindt plaats op maandag 11 april van 14.00 tot 15.00 uur. Deelname is gratis.
Wet betaald ouderschapsverlof Op 2 augustus 2022 gaat de Wbo in. Ouders hebben tot hun kind 8 jaar oud is, recht op ouderschapsverlof. Dit is een verlof van maximaal 26 keer het aantal uren van hun werkweek. Hiervan kunnen zij 9 weken betaald opnemen. Dit moeten zij binnen 1 jaar na de geboorte van hun kind doen. De werknemer krijgt over de 9 weken van het betaalde verlof 70% van het dagloon betaald. De werkgever vraagt hiervoor een uitkering aan bij UWV.
Aanmelden
Je kunt je aanmelden voor het webinar op deze pagina.
Het rijden op een (elektrische) fiets van de zaak is sinds 2020 fiscaal een stuk aantrekkelijker.
Voor een fiets van de zaak geldt, net als bij een leaseauto, een forfaitaire bijtelling voor privégebruik. Dat betekent dat werkgevers geen administratie meer hoeven bij te houden voor ter beschikking gestelde fietsen. Bij een ter beschikking gestelde fiets, is de fiets het eigendom van de werkgever.
De regeling houdt in dat er jaarlijks 7 procent van de waarde van de adviesprijs van de door jou ter beschikking gestelde fiets bij het belastbaar inkomen van de betreffende werknemer komt. Dit betekent dat de fiets de medewerker hooguit enkele tientallen euro’s per maand kost.
Vergoeden via de werkkostenregeling
Een fiets van de zaak kan belastingvrij worden verstrekt. De waarde van de fiets valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In 2021 is dit verhoogt naar 3%.
Tot een bedrag van € 2.400 per werknemer per jaar wordt de vergoeding niet getoetst op gebruikelijkheid. Boven dat bedrag moet dat wel. Dit is van belang als je (duurdere) e-bikes wil vergoeden. Boven de grens van € 2.400 loop je het risico dat de vergoeding niet gebruikelijk is. De werkkostenregeling kan dan niet worden toegepast en zal dit bij de werknemer moeten worden belast als loon in natura.
Cafetariaregeling Het is nog steeds mogelijk om een cafetariaregeling te gebruiken voor het verstrekken van een fiets. De werknemer ruilt een deel van zijn brutoloon, zoals (de waarde van) overuren of een bonus, in voor de verstrekking van de fiets. De waarde van de fiets moet echter wel worden aangewezen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Door de toepassing van de cafetariaregeling bespaart de werkgever de kosten van het brutoloon en de premies werknemersverzekeringen.
Meer weten? Wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op via info@salariszaken.nl.
