In september 2025 past de KvK de SBI-codes in het Handelsregister aan. Dat gebeurt eens in de vijftien jaar op basis van Europese wet- en regelgeving. Er komen nieuwe codes bij en bestaande codes veranderen.
Een SBI-code is een getal van vier of vijf cijfers dat aangeeft wat je bedrijf doet. De code is gekoppeld aan de bedrijfsactiviteiten die in het Handelsregister staan. Wanneer je je bedrijf inschrijft, geef je aan wat je activiteiten zijn en krijg je de bijbehorende code(s). Voor elke bedrijfsactiviteit krijg je een aparte code.
SBI-codes worden gebruikt voor uiteenlopende doelen, zoals statistieken, vergunningen, subsidies en verzekeringspremies. Maar ze hebben ook direct invloed op je salarisadministratie. De sectorcode die de Belastingdienst gebruikt voor premies en loonheffingen is gekoppeld aan je SBI-code. Een verkeerde SBI-code kan dus leiden tot een verkeerde sectorcode, met financiële gevolgen voor je bedrijf.
Wat betekent dit voor jou?
De KvK past in september je SBI-code(s) automatisch aan op basis van de activiteiten die nu in het Handelsregister staan.
Kloppen je bedrijfsactiviteiten niet meer? Pas deze aan via Mijn KvK (inloggen via DigiD). Beschrijf je activiteiten kort maar duidelijk, zodat de KvK de juiste code kan toekennen.
Ontvang je van de Belastingdienst een nieuwe of aangepaste sectorcode? Controleer direct je salarisadministratie en stem af met degene die deze uitvoert, om fouten in premies en loonheffingen te voorkomen.
Je kunt via dit stappenplan eenvoudig controleren welke SBI-code bij je activiteiten hoort. Een korte check nu kan je later extra werk en onverwachte kosten besparen.
Dat de salarisadministratie tegenwoordig bijna volledig online kan verlopen, is allang geen verrassing meer. Grote kantoren doen het bijvoorbeeld al jaren zo en plukken er dus ook allang de vruchten van. Maar ook voor kleinere administratie- en accountantskantoren is de tijd nu rijp om over te stappen op online salarisadministratie: het is eenvoudig en heeft allerlei voordelen, voor zowel jou als de klanten die je bedient. In deze blog lees je meer over het digitaliseren van de salarisadministratie die je als accountant of boekhouder voor je klanten doet.
Signalen die laten zien dat het tijd is om over te stappen op online salarisadministratie
Dat je deze blog leest, betekent dat je al nadenkt over online salarisadministratie. Misschien werk je nu nog samen met een partij die niet digitaal werkt of gaat je ervaren salarisadministrateur er binnenkort mee stoppen. Wat de reden ook is, het is een feit dat steeds meer zaken online veel beter afgehandeld kunnen worden, en de salarisadministratie is er daar zeker een van. Dit zijn signalen die laten zien dat het tijd is om over te stappen.
Je betaalt veel voor weinig
Werk je met verouderde software, dan gaat een groot deel van het geld dat je betaalt op aan het onderhouden van krakkemikkige oplossingen. Terwijl je met moderne online software veel efficiënter werkt en steeds profiteert van de laatste inzichten en updates.
Klant heeft geen inzicht Jouw klanten zijn op allerlei manieren bezig met het digitaliseren van hun processen. Krijg je regelmatig vragen over loonstroken, journaalposten en loonaangiftes? Dan zijn ze eraan toe om meer inzicht te krijgen in de salarisadministratie via een online oplossing.
Brandjes blussen is aan de orde van de dag Waar met de hand gewerkt wordt, worden fouten gemaakt, bijvoorbeeld als er gegevens handmatig moeten worden overgenomen tussen systemen. En van het blussen van die brandjes wordt je niet blij, laat staan je klant en de belastingdienst.
De grote voordelen van online salarisadministratie voor accountants- en administratiekantoren Er zijn veel zaken die ervoor kunnen zorgen dat je nadenkt over het overstappen op online salarisadministratie. Of het nu 1 van de redenen hierboven is of iets anders, je salarisadministratie voortaan digitaal doen heeft sowieso allerlei grote voordelen. We zetten de grootste voordelen voor je op een rij.
Je bespaart tijd Het ligt misschien erg voor de hand, maar met online salarisadministratie bespaar je ontzettend veel tijd. Hoe je het nu ook geregeld hebt, je doet waarschijnlijk allerlei handelingen die straks niet meer nodig zijn. Bestanden opslaan? Doormailen, uitprinten, inscannen? Het is straks allemaal verleden tijd.
Nauwelijks fouten Doe je de salarisadministratie online, dan komt er bijna geen handwerk meer bij kijken. En dat betekent dat het aantal fouten sterk zal afnemen.
Het staat goed
Jouw klanten en hun medewerkers raken steeds meer gewend aan digitale processen. Kies jij voor online salarisadministratie, dan laat je zien dat je meegaat met de tijd en je zaken goed voor elkaar hebt. Daarmee heb je een flinke streep voor op je offline concurrenten.
Zelf de controle
Doe je de salarisadministratie online, dan ben je niet meer afhankelijk van een derde partij die soms wel een week nodig heeft om iets voor je te regelen. Met de juiste online oplossing kun je ontzettend veel zelf en ben je minder afhankelijk van anderen.
Veiligheid boven alles
En, last but not least, wist je dat je volgens de huidige privacywetgeving helemaal geen loonstroken per e-mail mag versturen? Met online salarisadministratie voldoe je altijd aan de meest recente privacywetgeving en voorkom je gedoe op dat vlak.
De voordelen voor jouw klanten
En dan zijn er natuurlijk nog allerlei voordelen waar jouw klanten op hun beurt weer van profiteren. Denk bijvoorbeeld aan het feit dat ze met online salarisadministratie real-time inzage hebben in hun gegevens. Ze kunnen via hun account verschillende zaken zelf regelen wanneer het ze uitkomt, en zijn daarin minder afhankelijk van jou.
Bovendien zijn er allerlei koppelingen mogelijk tussen onze online software en bijvoorbeeld planningstools. Dat is bijvoorbeeld weer erg prettig voor je klanten die veel met uitzendkrachten werken, om maar iets te noemen. Ook zijn er veel digitale uitbreidingsmogelijkheden, zoals de verlofregistratie en het digitaal ondertekenen van documenten.
Waar jouw uitstraling richting je klant verbetert met online salarisadministratie, geldt dat ook voor de werknemers van je klanten. Hoe jonger ze zijn, hoe meer ze zijn opgegroeid met het internet en hoe vervelender ze een papieren loonstrook vinden. Met de handige apps nemen ze alles wat ze willen zelf door, wanneer het ze schikt. Jouw klant hoeft op zijn beurt bovendien niets meer rond te mailen.
Ook als je er nog niet klaar voor bent Het lijkt misschien heel wat, de overstap naar online. Maar neem wat van onze klantverhalen door en je ontdekt al snel dat het best meevalt. In de meeste gevallen is het een paar dagen werk om alles goed in te richten, en daarna is het een kwestie van ervaring opdoen en het systeem leren kennen. Maar met onze uitgebreide opstartcursus en andere trainingen nemen we je daar ook stap voor stap in mee, en bovendien geven we altijd snel antwoord op je vragen en kunnen we de salarisadministratie zelfs samen doen. Dus zelfs als je denkt dat je er nog niet klaar voor bent, ben je er klaar voor.
De cijfers over het tweede kwartaal van 2025 laten zien dat de loonstijgingen zijn afgevlakt ten opzichte van eerdere kwartalen. Gemiddeld stegen de lonen in het tweede kwartaal met ongeveer 0,6% ten opzichte van het eerste. Daarmee lijkt de trend van de forse looncorrecties in 2024 – grotendeels veroorzaakt door inflatie en krapte op de arbeidsmarkt – tot rust te komen.
Opvallend is dat de loonontwikkeling sterk verschilt per functiegebied. Specialistische en moeilijk vervulbare functies, zoals DevOps-engineers, financieel analisten en technisch supportpersoneel, zagen relatief sterke stijgingen. In functies zonder structurele schaarste blijft de cao de belangrijkste loonmotor.
Het is pas begin juli, maar de eerste contouren van de plannen voor 2026 tekenen zich al af. Veel is nog onzeker, maar op Prinsjesdag wordt meer duidelijk over welke wetswijzigingen daadwerkelijk doorgaan. Toch is het goed om nu al globaal inzicht te hebben in wat eraan zit te komen.
Vrije ruimte WKR
Een voorstel dat al op tafel ligt, is om de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) te verhogen van 2% naar 2,16% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom. Deze verhoging zou meer ruimte bieden voor onbelaste vergoedingen aan werknemers, zoals kerstpakketten of thuiswerkvergoedingen. Voor het meerdere boven €400.000 zou het percentage van 1,18% gelijk blijven.
RUV en LKV
Daarnaast wordt de regeling voor vervroegd uittreden (RVU) mogelijk verlengd tot en met 2028 én wordt de vrijgestelde uitkeringsruimte verhoogd. Werkgevers krijgen daarmee meer ruimte om oudere werknemers eerder met pensioen te laten gaan zonder directe fiscale gevolgen.
Tegelijkertijd is het plan om het loonkostenvoordeel (LKV) voor 56-plussers af te bouwen. Werknemers die op of na 1 januari 2024 zijn aangenomen, komen vanaf 2026 niet langer in aanmerking voor deze regeling. Andere LKV’s – zoals voor arbeidsgehandicapten – blijven vooralsnog in stand. Verder is de mogelijkheid om maximaal 10% van het pensioen in één keer op te nemen (het zogeheten “bedrag ineens”) opnieuw uitgesteld. De ingangsdatum is nu bepaald op 1 juli 2026, vanwege technische en uitvoeringsproblemen bij pensioenuitvoerders.
Fietsregeling en banenafspraak
Tot slot staan ook enkele praktische wijzigingen op de agenda. Zo wordt er gewerkt aan verduidelijking van de fietsregeling. Ook wordt de zogeheten banenafspraak vereenvoudigd, waardoor het aannemen van mensen met een arbeidsbeperking administratief eenvoudiger moet worden.
Hoewel deze plannen nog niet definitief zijn, kunnen ze grote impact hebben op het werk van salarisprofessionals. Houd daarom de aankondigingen rond Prinsjesdag goed in de gaten.
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft de nieuwe rekenregels bekendgemaakt die per 1 juli 2025 ingaan. Deze regels bevatten onder andere de aangepaste bedragen voor het wettelijk minimumloon en de daaruit voortvloeiende gevolgen voor diverse uitkeringen. Zo stijgt onder meer het maximumdagloon.
Uit de gepubliceerde rekenregels blijkt dat het referentieminimummaandloon – het bedrag dat gebruikt wordt voor het vaststellen en indexeren van uitkeringen – per 1 juli 2025 is vastgesteld op € 2.245,80. Het wettelijk minimumuurloon komt dan uit op € 14,40. Vergeleken met 1 januari 2025 betekent dit een stijging van het brutominimumloon met 2,46% per maand.
Door deze stijging gaan ook de daglonen van diverse uitkeringen mee omhoog. Het gaat hierbij onder andere om uitkeringen volgens de WAO, WIA, WW en Ziektewet. Deze stijgen eveneens met 2,46%. Het nieuwe maximumdagloon bedraagt vanaf 1 juli € 297,82.
Belang van het maximumdagloon voor verlofuitkeringen Het maximumdagloon speelt een belangrijke rol bij uitkeringen op grond van de Wet arbeid en zorg (WAZO). Voor zwangerschaps-, bevallings- en adoptieverlof geldt bijvoorbeeld dat de uitkering 100% van het dagloon bedraagt, met een maximum van 100% van het vastgestelde maximumdagloon. Voor het aanvullend geboorteverlof verstrekt het UWV een uitkering van 70% van het dagloon, tot maximaal 70% van het maximumdagloon. Deze maxima gelden ook voor kortdurend zorgverlof en betaald ouderschapsverlof.
Maximumpremieloon blijft ongewijzigd in 2025 Voor werkgevers verandert er niets aan het maximumpremieloon. Dit blijft voor heel 2025 € 75.864. Tot dit bedrag zijn premies voor werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet verschuldigd. Dit bedrag wordt jaarlijks vastgesteld en blijft gedurende het jaar gelijk.
Vanaf 1 juli 2025 stijgen de brutobedragen van het wettelijk minimumloon en het minimumjeugdloon met 2,46%, na wettelijke afronding. Deze halfjaarlijkse aanpassing is bedoeld om de inkomenspositie van werknemers met lage lonen te verbeteren en hun koopkracht op peil te houden.
Het wettelijk minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder bedraagt dan € 14,40, een stijging ten opzichte van de € 14,06 per 1 januari 2025.
Hieronder de nieuwe bruto minimumuurlonen per leeftijd:
Per 1 januari ontvangen werknemers vaak nieuwe vakantiedagen. Let erop dat de wettelijke vakantiedagen die nog openstaan uit 2024, in principe vervallen op 1 juli 2025.
Informeer je werknemers tijdig
Nu het juni is, is het belangrijk dat werknemers weten dat de wettelijke vakantiedagen over 2024 vervallen als ze deze niet vóór 1 juli 2025 opnemen. Werknemers moeten hiervan op de hoogte zijn, zodat ze hun vakantiedagen nog kunnen inplannen. Breng daarom het vakantiesaldo van je werknemers in kaart en onderneem actie als dat nog niet is gebeurd.
Heldere communicatie en mogelijkheden bieden
Als werkgever ben je verplicht om werknemers daadwerkelijk de kans te geven hun wettelijke vakantiedagen op te nemen. Dit moet duidelijk en op tijd worden gecommuniceerd. Zo zorg je ervoor dat werknemers ook echt gebruik kunnen maken van hun vakantie, met het doel om uit te rusten en te herstellen. Werknemers moeten weten dat niet-opgenomen vakantiedagen na 1 juli 2025 komen te vervallen.
Zieke werknemer en vakantiedagen
De situatie wordt complexer als een werknemer ziek is. Stel: een werknemer heeft vakantie aangevraagd en deze is goedgekeurd. Maar voordat hij met vakantie gaat, wordt hij ziek. De bedrijfsarts verklaart dat hij niet kan werken, ook niet in ander werk. De werknemer laat weten dat hij toch op vakantie gaat. Mag de werkgever die vakantiedagen dan alsnog van het vakantiesaldo aftrekken?
Nee, zegt de Hoge Raad in een uitspraak van 17 november 2023. In principe tellen dagen waarop een werknemer ziek is tijdens een vastgestelde vakantie niet als vakantiedagen, tenzij de werknemer hier expliciet mee instemt.
Expliciete instemming vereist
Het enkele feit dat de werknemer aan de bedrijfsarts en zijn leidinggevende laat weten dat hij op vakantie gaat, is niet genoeg. De werknemer moet uitdrukkelijk en duidelijk instemmen met het afboeken van deze dagen als vakantiedagen. Dit volgt uit de wetsgeschiedenis van artikel 7:638 lid 8 BW, waarin staat dat de werknemer recht houdt op zijn vakantiedagen als hij ziek wordt tijdens zijn vakantie.
Let als werkgever goed op
Ook het Hof Den Haag benadrukte in augustus 2024 dat vakantiedagen die tijdens ziekte of non-actiefstelling zijn opgenomen, niet zomaar mogen worden afgeboekt. De werknemer moet hier nadrukkelijk en bewust mee instemmen. Zo niet, dan behoudt hij zijn volledige vakantiesaldo.
Op 18 april presenteerde het kabinet de Voorjaarsnota 2025. Hierin staan diverse voorstellen die gevolgen hebben voor werkgevers, HR-professionals en salarisadministrateurs. Van wijzigingen in de WW-duur tot aanpassingen in de werkkostenregeling en pensioenregels: dit zijn de belangrijkste plannen op een rij.
Sociale zekerheid en arbeidsongeschiktheid
Fouten in WIA-uitkeringen, zoals onjuiste daglonen en indexaties, worden hersteld.
De WIA-beoordeling wordt versoepeld voor werknemers van 60 jaar en ouder.
De maximale duur van de WW-uitkering wordt vanaf 2027 verkort van 24 naar 18 maanden.
Gemeenten krijgen extra budget; huurtoeslag gaat omhoog.
Kinderopvang en kindregelingen
De nieuwe financieringssystematiek voor kinderopvang wordt uitgesteld tot 2029.
De bezuiniging op kinderopvangtoeslag in 2026 vervalt.
Het kindgebonden budget wordt sneller afgebouwd vanaf inkomens boven de €60.000.
Belastingmaatregelen
Er komt géén btw-verhoging voor cultuur, media en sport.
Vanaf 2026 stijgen belastingschijven en heffingskortingen minder mee met de inflatie.
Huishoudens profiteren van een structurele verlaging van de energiebelasting met €200 miljoen per jaar.
Voor werkgevers: fiscaal en arbeidsvoorwaardelijk
De bijtelling vervalt voor zakelijke fietsen die niet mee naar huis gaan.
De vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) wordt in 2027 verhoogd naar 2,16%.
De Aof-premie daalt voor kleine werkgevers en stijgt licht voor grote werkgevers.
De RVU-regeling voor vervroegd uittreden wordt verlengd en uitgebreid.
De expatregeling wordt versoberd: de belastingvrije vergoeding gaat van 30% naar 27%.
Pensioen
De mogelijkheid om een bedrag ineens op te nemen bij pensionering is uitgesteld tot juli 2026.
De grens voor maximale pensioenopbouw blijft in 2025 en 2026 ongewijzigd.
Innovatie en startups
Startups krijgen ruimere regels voor aandelenopties voor werknemers.
Het budget voor de WBSO-regeling (innovatieaftrek) wordt verhoogd met €100 miljoen.
Let op: deze plannen zijn nog niet definitief. Verdere uitwerking volgt mogelijk tijdens Prinsjesdag of de begrotingsbehandeling.
Op 5 mei viert Nederland Bevrijdingsdag. Hoewel het een officiële nationale feestdag is, betekent dat niet automatisch dat werknemers vrij zijn. In tegenstelling tot bijvoorbeeld Koningsdag of Eerste Kerstdag, is Bevrijdingsdag geen wettelijk verplichte vrije dag. Of medewerkers vrij zijn, hangt af van afspraken in de cao of individuele arbeidsovereenkomst.
In lustrumjaren, zoals 2025 waarin we 80 jaar bevrijding vieren, komt deze vraag vaker naar boven. Sommige cao’s bepalen dat 5 mei eens in de vijf jaar wél een verplichte vrije dag is – andere organisaties kiezen ervoor om dat op eigen initiatief aan te bieden.
Voor werkgevers is het belangrijk om:
na te gaan wat er precies is afgesproken in de cao of het arbeidscontract;
medewerkers tijdig te informeren over de status van 5 mei binnen de organisatie;
bewust te zijn van mogelijke onduidelijkheid of verwachtingen in een lustrumjaar.
Kortom: 5 mei is geen standaard vrije dag, ook niet in een lustrumjaar. Maar er zijn wél uitzonderingen. Check dus goed wat voor jouw organisatie geldt.
Werkgevers die per 1 juli eigenrisicodrager willen worden voor de Regeling werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA) of de Ziektewet (ZW), moeten dit uiterlijk 31 maart aanvragen bij de Belastingdienst. Dit geldt ook voor het beëindigen van het eigenrisicodragerschap en terugkeren naar de publieke verzekering van UWV.
Voordelen en risico’s
Als eigenrisicodrager betaalt een werkgever geen WGA- en ZW-premies, wat kosten kan besparen. Daartegenover staat dat hij zelf verantwoordelijk is voor de uitkeringen aan (ex-)werknemers: maximaal tien jaar voor de WGA en twee jaar voor de ZW. Veel werkgevers sluiten hiervoor een particuliere verzekering af om financiële risico’s te beperken.
Rol van de OR en verzuimbeleid
De ondernemingsraad (OR) heeft adviesrecht en in veel gevallen instemmingsrecht bij de keuze voor eigenrisicodragerschap. Ook wijzigingen in verzuim- en re-integratiebeleid vallen onder dit instemmingsrecht. Werkgevers doen er daarom goed aan om de gevolgen zorgvuldig af te wegen en een helder beleid op te stellen.
Bij Salariszaken hebben we een hekel aan stoffige dossiers, eindeloze Excel sheets, handmatig invoerwerk en het continu moeten bellen voor elke kleine wijziging. Klinkt dit bekend? Dan ben je niet de enige. Wij vinden dat deze ouderwetse methoden niet alleen tijdrovend en foutgevoelig zijn, maar ook totaal niet meer van deze tijd.
Digitalisering: de nieuwe standaard
Wij geloven in de kracht van digitalisering. De tijd van papieren rompslomp en onoverzichtelijke spreadsheets is voorbij. Bij Salariszaken werken we volledig digitaal en online, zodat jij altijd en overal toegang hebt tot je salarisadministratie. Geen gedoe meer met papieren documenten die kwijt kunnen raken of onleesbare aantekeningen.
Online samenwerken: transparant en efficiënt
We geloven in online samenwerken met onze klanten. Dit betekent dat je als klant altijd inzicht hebt in wat er speelt. Geen verrassingen achteraf, maar volledige transparantie en duidelijkheid. Je kunt in real-time meekijken, vragen stellen en wijzigingen doorvoeren. Dit maakt het proces niet alleen efficiënter, maar ook veel betrouwbaarder.
Papierloos werken en gegevensbeveiliging
Bij Salariszaken werken we volledig papierloos. Dit is niet alleen beter voor het milieu, maar ook veel efficiënter en veiliger. In het kader van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) wisselen we geen gevoelige gegevens uit via e-mail. Klanten kunnen wijzigingen gemakkelijk en veilig doorgeven via ons beveiligde portaal. Dit garandeert dat jouw gegevens altijd beschermd zijn en niet in verkeerde handen vallen.
De mythe van ontzorgen
Veel dienstverleners pronken met het ontzorgen van de klant. Wij zien dat anders. Ontzorgen klinkt misschien goed, maar het betekent vaak dat jij als klant geen idee hebt wat er daadwerkelijk gebeurt. Wij geloven dat dit niet in jouw belang is. Het is tijdrovend, foutgevoelig en zorgt ervoor dat je de controle verliest. Bovendien maakt deze aanpak de prijs per loonstrook onnodig duur.
Bij Salariszaken zorgen we er juist voor dat jij betrokken blijft. Wij automatiseren zoveel mogelijk, maar jij blijft altijd de regie houden. Zo weet je precies wat er speelt en kun je snel en adequaat reageren op veranderingen.
Doe mee met de evolutie van salarisadministratie
Ben je klaar om afscheid te nemen van stoffige dossiers, eindeloze Excel sheets en handmatig werk? Wil je juist de voordelen ervaren van digitalisering en online samenwerking? Stap dan over naar Salariszaken en ervaar de toekomst van salarisadministratie.
Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij jouw salarisadministratie naar een hoger niveau kunnen tillen.
