Als administratie- of accountantskantoor is de salarisadministratie voor je klanten regelen niet je kernactiviteit. Maar je wilt ze natuurlijk wel goed van dienst zijn, dus denk je erover om een salarisadministrateur aan te nemen. Maar zo makkelijk gezegd, is zeker niet zo makkelijk gedaan! Daarom delen we in deze blog 4 redenen om vooral geen salarisadministrateur aan te nemen.
Automatiseer met de juiste software De salarisadministratie is van oudsher een vakgebied waar nog veel handmatig werk voorkomt. Maar ook hier is de 21e eeuw al een tijdje aangebroken, en is er allerlei moderne software beschikbaar om de salarisadministratie eenvoudiger te maken. Er zijn bijvoorbeeld pakketten waarmee jouw klanten zelf personeel kunnen aanmelden, of waarmee je koppelt met urenregistratietools en je alleen nog maar een controle hoeft uit te voeren. Een deel kun je zelfs automatiseren, en het grootste voordeel is dat het zeer makkelijker schaalbaar is. Oftewel: je kunt meer doen met dezelfde mensen!
Verbeter je interne processen Bij Salariszaken hebben we ervoor gekozen onze telefonische bereikbaarheid te verminderen. Niet om klanten te pesten, maar juist andersom: als je je vraag per e-mail stelt, kunnen we je sneller helpen, hebben we meer overzicht en kun je met ons antwoord aan de slag als het jou uitkomt. Telefonisch contact kan natuurlijk nog steeds, maar dan op afspraak. Door ons interne proces te verbeteren, kregen we het voor elkaar onze klanten beter te bedienen en maken we de belofte waar om binnen 2 uur een inhoudelijke reactie op een e-mail te sturen. Onderzoek of jij ook interne processen kunt verbeteren, zodat je je aandacht aan de juiste dingen besteed. Kijk je daarnaast naar manieren om papierloos te werken en processen te digitaliseren, dan heb je meer overzicht en werk je efficiënter.
Goede mensen zijn vrijwel onvindbaar Je hebt vast al eens nagedacht over bovenstaande punten en al verbeteringen doorgevoerd. Om dat te kunnen blijven doen, heb je mensen nodig die gewend zijn om met moderne software en volgens moderne processen te werken. Of mensen die bereid zijn om dit te leren en daarin te investeren. De mindset van zulke mensen is onmisbaar, maar helaas zijn ze lastig te vinden.
Genoeg partijen om het aan uit te besteden Salarisadministratie is een vak apart. Het is natuurlijk mooi dat je het erbij doet om je klanten zo goed mogelijk te bedienen, maar er zijn ook andere manieren. Zo zijn er steeds meer experts op het gebied van salarisadministratie waar je op moderne wijze mee kunt samenwerken. Zo besteed je bijvoorbeeld alleen de meest lastige sectoren uit, of alleen de meest complexe werkzaamheden. Of je pakt de salarisadministratie op met een aantal collega-kantoren.
Waar te beginnen? Deel je na het lezen van deze blog onze mening dat een moderne werkwijze je meer kan brengen dan het aannemen van een salarisadministrateur? Begin dan eens met het kijken naar de mogelijkheden van moderne salarissoftware. Heb je dat voor elkaar, dan zet je al een grote stap in de goede richting.
En wil je toch nog steeds graag iemand aannemen? Pak dat proces dan ook eens anders aan. Richt je bijvoorbeeld wat minder op bepaalde opleidingen of werkervaring, maar kijk meer of iemand de juiste mindset heeft, snel kan schakelen en flexibel is. Waait er dankzij zo iemand een moderne, frisse wind door je bedrijf, dan is dat een mooie basis om op verder te bouwen.
Wit-Beukers is een accountantskantoor dat al meer dan 25 jaar bestaat, en sindsdien allerlei lokale ondernemers ondersteunt op het gebied van bedrijfsadministratie, accountancy én salarisadministratie. Dat laatste wordt vooral gedaan door Tessa Klokkers, die graag vertelt over haar ervaringen.
Net als bij veel andere bedrijven, draaide er jaren een eigen server op het kantoor van Wit-Beukers. Maar er kwamen steeds meer online oplossingen, tot het offline pakket voor salarisadministratie nog het enige programma op de server was. Toen werd het hoog tijd om over te stappen op een online pakket. Tessa: “Bas en Sander van Salariszaken meldden zich wat dat betreft precies op het juiste moment. Onze server ging eruit, maar we kregen ook steeds vaker vragen van klanten of ze zaken niet online konden regelen. Na de demo die we van Salariszaken kregen, waren we dan ook erg enthousiast en was de keuze snel gemaakt.”
Inmiddels werkt Tessa al bijna 2 jaar met Salariszaken. En dat gaat erg goed: “Wat ik erg prettig vind, is dat we stap voor stap te werk gegaan zijn. Bas liet me eerst zien hoe ik werkgevers en werknemers moest overzetten, zodat ik daarmee aan de slag kon. Daarna gingen we samen zitten voor de inrichting van het pakket, om vervolgens met de journaalposten aan de slag te gaan. Het grootste deel van het werk loopt nu dan ook op rolletjes, ik heb alleen soms hulp nodig bij een bijzondere situatie. Daarin is Salariszaken echt fantastisch: ze reageren altijd heel snel op mails, zodat je snel verder kunt. Bovendien denken ze echt mee over de beste oplossing. Je zou willen dat elk programma waar je mee werkt zo’n helpdesk heeft!”
Op 1 augustus zal de wet Implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in werking treden. De bedoeling van deze richtlijn is dat het werk vooraf transparanter en voorspelbaarder is. Dit leidt, op hoofdlijnen, tot de volgende wijzigingen.
Uitbreiding informatieverplichting;
Kosteloze scholing;
Verzoek om meer voorspelbare arbeidsvoorwaarden;
Geheel of grotendeels onvoorspelbare arbeid;
verbod op nevenwerkzaamheden ingeperkt.
De wetswijziging biedt geen ruimte voor overgangsrecht. De wijzigingen zullen per 1 augustus 2022 dan ook onmiddellijke werking hebben. Dit betekent onder meer dat (ook bestaande) studiekosten- en nevenwerkzaamhedenbedingen die in strijd zijn met deze nieuwe wetgeving, onmiddellijk nietig zijn en daarop niet rechtsgeldig meer een beroep kan worden gedaan.
Digitalisering en automatisering speelt een steeds grotere rol in de wereld. Ook in die van salarisadministratie! En dat is alles behalve vervelend, want met moderne software voor de salarisadministratie ben je er als ondernemer minder tijd aan kwijt, en kun je je sneller weer richten op je core business.
Want laten we eerlijk zijn: de salarisadministratie is typisch zoiets waar je als mkb’er nu niet bepaald voor warmloopt. Tegelijkertijd begrijp je dat het moet gebeuren, dus zoek je naar manieren waarop het goed en snel afgehandeld wordt.
Steeds meer mkb’ers maken gebruik van moderne software in de cloud, Nmbrs is daar een bekend voorbeeld van. In deze blog delen we een aantal handige tips over deze software, zodat je minder tijd kwijt bent aan het afhandelen van de salarisadministratie en er zo min mogelijk gedoe van hebt. Jouw salarisadministratie hoeft niet langer een zorgenkindje te zijn, maar gewoon een simpele klus die je weinig tijd kost!
Tip 1: koppelingen met allerlei andere software Een van de meest vervelende dingen ter wereld, is het hersenloos overzetten van data uit het ene systeem naar het andere. Het is niet alleen vervelend werk, maar ook tijdrovend, foutgevoel en totaal onnodig. Als je met Nmbrs aan de slag gaat, kun je namelijk eenvoudige koppelingen aanmaken met bijvoorbeeld software voor boekhouden, urenregistratie en verzuimverzekeraars.
Tip 2: een grote stap naar papierloos werken Bij het aannemen van een nieuwe medewerker komt vaak een hoop papierwerk kijken. Kopietjes van paspoorten en loonheffingsformulieren zwerven rond, raken kwijt of worden veel te laat aangeleverd. Niet met Nmbrs! Via het zogenaamde ‘eerste werkdag-formulier’ kun je een nieuwe medewerker eenvoudig alle benodigde informatie digitaal laten aanleveren, zoals zijn persoonsgegevens, bankrekeningnummer en een foto van een identiteitsbewijs. Snel, makkelijk en zonder dat jij er omkijken naar hebt!
Tip 3: automatisch gevulde contracten Hebben we het over nieuw personeel, dan komen we op een andere tijdrovende klus: het opstellen van contracten. Met Nmbrs maak je per soort contract een template, die vervolgens automatisch gevuld kan worden vanuit je HR-software. Ook voor andere bedrijfsgerelateerde documenten maak je eenvoudig templates aan, zodat je je alleen nog maar hoeft te focussen op de uitzonderingen. Implementeer je ook de volgende tip, dan levert dit je bij elkaar een hoop tijd op!
Tip 4: kies voor digitaal ondertekenen Een contract of formulier uitprinten, laten ondertekenen en weer inscannen is niet meer van deze tijd, en bovendien niet meer nodig als je met Nmbrs werkt. De software bevat namelijk functionaliteit om digitale handtekeningen te gebruiken, waarmee een document net zo rechtsgeldig is als met een zogenaamde ‘natte’ handtekening. Dat scheelt een hoop tijd, papier, inkt en gedoe!
Tip 5: verlof regelen zonder gedoe De verlofmodule is een uitbreiding op het standaardpakket van Nmbrs. Met deze module zorg je dat alles rondom vakantieuren en verlofopbouw snel, makkelijk en bijna automatisch verloopt. Je medewerkers dienen digitaal hun aanvragen in, jij keurt makkelijk goed of af vanuit je e-mailprogramma en alle overzichten worden automatisch bijgewerkt.
Tip 6: logins voor je medewerkers We hebben het al een paar keer zijdelings genoemd, maar het feit dat je medewerkers zelf kunnen inloggen en van alles kunnen regelen, is ook een tip op zich! Ze kunnen altijd en overal inloggen, en bijvoorbeeld zelf loonstroken, verlofaanvragen en jaaroverzichten inzien. Omdat dit niet langer via jou loopt, scheelt het je een hoop tijd. Je medewerkers zullen er ook blij mee zijn, want ze zien direct en op hun eigen moment wat ze willen weten.
Tip 7: bouw een digitaal dossier Een papier dossier bijhouden? Dat is voltooid verleden tijd met de functie voor digitale dossiers in Nmbrs. Je kunt eenvoudig alle relevante documenten van werknemers uploaden, zoals arbeidsovereenkomsten, kopieën van ID’s of loonbelastingverklaringen. Ook geef je eenvoudig een geldigheidsduur mee, zodat je automatisch een herinnering krijgt als er een document dreigt te verlopen.
Een klant aan het woord Bakker Hilvers is de oudste bakkerij in Arnhem, ze bestaan al meer dan 250 jaar. Met zo’n 140 medewerkers kun je natuurlijk niet zonder moderne personeels- en salarisadministratie. Mieke Hilvers en Denise Reinders vertellen over hun ervaring met Salariszaken.
“We groeien flink en hadden behoefte aan een moderne manier van salarisadministratie. We kwamen via Salariszaken op het spoor van Nmbrs, en doen nu samen met Salariszaken de salarisadministratie. Dat werkt voor ons perfect! Aan de ene kant kunnen we veel zelf doen en regelen, maar tegelijkertijd hebben we in de vorm van Salariszaken ook altijd een vinger aan de pols. En als we vragen hebben, reageren ze altijd razendsnel en kunnen we snel weer verder. We zijn erg enthousiast over de overzichten die je eenvoudig zelf samenstelt en de sjablonen voor bijvoorbeeld contracten. En de koppeling met het planningssysteem ‘Werktijden.nl’ is ook erg handig! Lees hier het volledige klantverhaal.
Zullen we je voorrekenen wat jij kunt besparen? Salariszaken heeft sinds 2014 al erg veel mkb-ondernemingen ondersteund bij het overstappen en in gebruik nemen van Nmbrs. Onze tips zijn dan ook gebaseerd op onze uitgebreide kennis en ervaring. Implementeer je deze tips, dan hou je gegarandeerd meer tijd over voor zaken die er voor jou meer toe doen!
Sander Zijlstra – mede-eigenaar Salariszaken
“Welke klant ik ook spreek, iedereen ziet de toegevoegde waarde van moderne software voor salarisadministratie. Dankzij verregaande automatisering besparen ze tijd en geld, en dat kunnen ze gebruiken om hun bedrijf verder te laten groeien. Ik ben trots dat we daarin met Salariszaken zo’n mooie rol in kunnen spelen.”
Meer weten of vrijblijvend sparren? Neem gerust contact met ons op!
De Belastingdienst heeft een nieuwe uitgave van het ‘Handboek Loonheffingen 2022’ gepubliceerd. In deze editie van juli zijn de wijzigingen tot en met juni 2022 verwerkt. In het hoofdstuk ‘Versiebeheer’ lees je wat de Belastingdienst heeft aangepast.
Je kunt het Handboek Loonheffingen 2022 hier downloaden.
Never change a winning team, maar een nieuwe huisstijl kan nooit kwaad!
We mogen steeds meer bedrijven helpen met de overstap naar onze moderne en gebruikersvriendelijke software voor de salaris- en HR administratie, en daar zijn we natuurlijk erg blij mee. En hoewel we lekker groeien, kon onze huisstijl best eens een opfrisbeurt gebruiken!
Het werd iets meer dan dat: een compleet nieuwe huisstijl én een nieuwe pay-off: digitaal op voorsprong.
Met de nieuwe huisstijl en pay-off willen we laten zien dat onze persoonlijke en eigenwijze aanpak altijd tot het beste resultaat voor onze klanten zorgt. Samen zorgen we er met een digitale werkwijze voor dat jij voorsprong hebt op de rest!
Vanaf 2 juni 2022 tot en met 16 september 2022 is het mogelijk om een aanvraag in te dienen voor een subsidie praktijkleren voor het studiejaar 2021-2022. De subsidie praktijkleren is bedoeld voor werkgevers die leerlingen, deelnemers of studenten begeleiden. Daarnaast biedt de subsidie een tegemoetkoming in de loon- of begeleidingskosten van promovendi of technologische ontwerpers in opleiding (toio’s).
Voorwaarden
De voorwaarden voor de subsidie verschillen per onderwijscategorie. De voorwaarden zijn terug te vinden op rvo.nl.
Hoogte
De subsidie bedraagt maximaal € 2.700 per praktijk- of werkleerplaats. Als het aantal aanvragen het beschikbare budget overschrijdt, wordt dit budget evenredig over de aanvragen verdeeld. De subsidie kan hierdoor lager zijn dan € 2.700. De afgelopen jaren was dit het geval.
Aanvraag
Vanaf 2 juni 2022 tot en met 16 september 2022 17.00 uur kun je een aanvraag indienen voor de subsidie praktijkleren bij RVO. Inloggen is mogelijk met eHerkenning met minimaal niveau 3 met machtiging RVO-diensten op niveau eH3. Voor het einde van het jaar beoordeelt RVO de aanvragen. Half december ontvang je de beslissing van RVO. Binnen twee weken na een positieve beslissing betaalt RVO de subsidie uit.
Laten aanvragen door Salariszaken
Het is ook mogelijk om deze aanvraag door Salariszaken te laten uitvoeren. De kosten bedragen € 75,- ex. btw. per aanvraag. Het aanvraagformulier vind je op deze pagina.
Als je vragen hebt, neem dan gerust contact met ons op.
De Belastingdienst is 16 juni 2022 gestart met het versturen van de beschikkingen Wet tegemoetkomingen loondomein (Wtl) 2021. Als de werkgever over 2021 recht heeft op 1 of meer tegemoetkomingen, dan ontvangt hij de beschikking vóór 1 augustus 2022.
In de beschikking staat het bedrag dat de werkgever zal ontvangen voor de loonkostenvoordelen, het lage-inkomensvoordeel (LIV) en het jeugd-LIV. Dit bedrag is gebaseerd op de definitieve berekening die als bijlage bij de beschikking zit. Binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking betaalt de Belastingdienst het bedrag uit.
Als je het niet eens bent met de beschikking, kun je bezwaar maken bij de Belastingdienst. In de beschikking vind je het adres en wanneer het bezwaar uiterlijk bij de Belastingdienst binnen moet zijn.
De uurloongrenzen voor het jeugd-LIV voor 2022 zijn bekendgemaakt. Hoewel de uurloongrenzen voor het LIV voor volwassenen al eind vorig jaar bekendgemaakt zijn, moesten werkgevers voor de grenzen voor het jeugd-LIV wachten tot bekend was hoeveel het wettelijk minimumloon per 1 juli 2022 bedraagt.
In de volgende tabel staan de resulterende uurlooncriteria voor het jeugd-LIV in 2022:
Leeftijd Ondergrens Bovensgrens
20 jaar € 8,67 € 10,73
19 jaar € 6,50 € 9,65
18 jaar € 5,42 € 7,24
Bakker Hilvers is het oudste bakkersbedrijf uit Arnhem, het bestaat al meer dan 250 jaar. En als je zo lang bestaat, doe je iets goed. Dat blijkt ook uit de groei van het aantal medewerkers: inmiddels zijn er meer dan 140 mensen werkzaam bij het bedrijf. En dan kun je natuurlijk niet zonder moderne software om de personeels- en salarisadministratie in goede banen te leiden. Mieke Hilvers en Denise Reinders vertellen over hun ervaring met Salariszaken.
De uitdaging
Totdat de voorganger van Denise en Mieke met pensioen ging, gebruikten ze bij Bakker Hilvers een offline pakket voor de salarisadministratie. Dat ging prima, maar er waren wel wat beperkingen en het werd tijd voor nieuwe software. Mieke: “Onze voorganger deed de dingen zoals hij ze altijd al deed. Daar was op zich niets mis mee, maar rondom zijn pensioen en met de onzekerheid rondom ons oude pakket, realiseerden we ons dat we best een heel groot bedrijf zijn. En daar hoort een modernere manier van salarisadministratie bij!”
Denise vult aan: “Sander nam contact met ons op om over Salariszaken te vertellen, en dat gaf ons een prima gevoel. Daarom zijn we overgestapt en sindsdien werken we prettig samen”.
Oplossing
Bakker Hilvers heeft ervoor gekozen om de salarisadministratie samen met ons te doen. Denise: “Het plan was om het eerst een jaar samen te doen en het daarna zelf te doen. Maar het bedrijf groeit zo hard, waardoor je te maken krijgt met allerlei onbekende zaken, dat we het voorlopig nog even samen willen blijven doen. Aan de ene kant is het prettig dat je iedere periode een inhoudelijke controle krijgt, maar ook het feit dat je zo snel door Salariszaken geholpen wordt, is heel fijn. Daar kunnen veel andere bedrijven echt nog iets van leren.”
“Je merkt ook dat er bij Salariszaken echt veel ervaring en kennis over de inhoud is”, vult Mieke aan. “Dat geeft je een vertrouwd gevoel. Soms is het echt eventjes zoeken, maar zodra je Salariszaken mailt, heb je razendsnel het juiste antwoord. We hebben allebei nog niet veel ervaring op dit gebied, maar we zijn dankzij de supergoede service nooit bang om domme vragen te stellen.”
“Je merkt ook dat er bij Salariszaken echt veel ervaring en kennis over de inhoud is”
Resultaat
Omdat Mieke en Denise niet betrokken waren bij het tijdperk voor het werk met Salariszaken, is het lastig om het resultaat uit te drukken in geld of tijd. “Maar wat we wel kunnen zeggen, is dat het werken met Salariszaken erg goed bevalt”, vertelt Mieke. “Ik ben vooral erg enthousiast over de uitgebreide overzichten die je eenvoudig zelf samenstelt, en maak ook heel veel gebruik van de documentsjablonen. Bijvoorbeeld voor contracten of getuigschriften als iemand uit dienst gaat. Daar moest ik eerst veel handmatig overnemen, en nu is dat met 1 druk op de knop geregeld. Net als bijvoorbeeld een overzicht van de medewerkers in onze winkels die meer dan 20 uur per week werken. Bovendien werken we dankzij Salariszaken nu ook met het planningssysteem ‘Werktijden’, dus ze hebben ons ook op andere vlakken dan de salarisadministratie nog verder geholpen!”
Denise sluit ten slotte af: “Eigenlijk ben ik alleen maar positief. Soms zit er wel iets lastigs in de software, maar daar helpen ze je dan snel bij. Bovendien geven ze het ook door aan NMBRS, zodat er bij een update misschien iets mee gedaan kan worden. We doen de salarisadministratie nu al een tijd samen, en wat mij betreft blijft dat nog zo!”
Wil je bij UWV een tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen? Vanaf 1 juli doe je dit gelukkig niet langer per post, maar online via het werkgeversportaal.
Om in te loggen op het werkgeversportaal heb je eHerkenning en de juiste machtiging nodig. Heb je nog geen eHerkenning? Dan kun je dit aanvragen bij een door de overheid erkende leverancier. Hiervoor heb je in ieder geval een Nederlands KVK-nummer nodig.
Heb je al eHerkenning? Regel dan alvast de juiste machtiging voor de dienst ‘Aanvragen tewerkstellingsvergunning’ bij jouw leverancier of beheerder van eHerkenning.
De brutobedragen van het wettelijk minimumloon en minimumjeugdloon stijgen per 1 juli 2022 met 1,8%. Dat heeft de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vastgesteld in een regeling die in de Staatscourant is gepubliceerd.
Bij een volledig dienstverband is het wettelijk brutominimumloon voor werknemers van 21 jaar en ouder, vanaf 1 juli 2022:
€ 1.756,20 per maand (nu € 1.725,00)
€ 405,30 per week (nu € 398,10)
€ 81,06 per dag (nu € 79,62)
Er bestaat geen uniform wettelijk minimumuurloon. Dat komt omdat het uurloon per sector/cao kan verschillen. Het uurloon is afhankelijk van de normale arbeidsduur per week. In de meeste cao’s is deze arbeidsduur voor een fulltime dienstverband vastgesteld op 36, 38 dan wel 40 uur per week.
Meer informatie vind je op deze pagina van de Rijksoverheid.
